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Secrétaire Assistant

Formation

Secrétaire assistant
Titre Professionnel Niveau 4 - BAC

Diplôme délivré par le Ministère du travail

Code RNCP : 36804 / Code NSF : 324t / Code ROME : M1607 / Date d'échéance : 01/09/2025

Durée globale (formation pédagogique et pratique) : 574 heures

2 MODES DE FORMATION

Formation en PRÉSENTIEL

Lieu : 1 Rue Lénine, Ivry sur Seine, 94200

Pédagogie : 364 h / Stage : 210h

FORMATION EN DISTANCIEL

Cours assurés par des formateurs en direct

Pédagogie : 364h / Stage : 210h

Nous vous offrons :

Des conditions de formation optimales
un taux de réussite de 95 % à l'examen (100% au rattrapage)
Des formateurs expérimentés
Un suivi et un accompagnement pédagogique selon vos besoins
Une aide à la recherche de stage

Présentation du métier de Secrétaire assistant

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.

Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.

Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.

Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative

La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.

L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

Description de la Formation

Prérequis / Conditions d'admission
- Niveau CAP/BEP (classes de 3 ème / 2nde)
- 3 années d’expérience professionnelle (tous métiers)
- Tests d'admission (Test de français + Word)
- Enquête métier (Questionnaire à faire remplir par un/e secrétaire assistant/e)
- Questionnaire projet formation (A remplir par le/la candidat/e)
- Entretien de motivation
Qualités requises d'un secrétaire assistant
- Etre disponible
- Aimer communiquer
- Faire preuve de calme
- Avoir le sens du contact humain
- Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation
Objectifs

1. Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
- Produire des documents professionnels courants
- Communiquer des informations par écrit
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- Planifier et organiser les activités de l'équipe

2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

- Assurer l'administration des achats et des ventes
- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
Durée / Déroulement de la formation
Durée de la formation :
574 heures réparties en :
- Formation pédagogique : 364 h
- Formation pratique : 210 h
Déroulement de la formation :

Formation pédagogique en présentiel
> Dévelioppement de connaissances techniques pour développer des compétences en matière de secrétariat
+
Formation pédagogique en autonomie
> Développement d'une culture et d'une posture professionnelles liées au métier de secrétaire assistant
+
Formation pratique dans une strucutre privée/publique
> Développement de compétences pratiques en matière de secrétariat
+
Préparation à l'examen de certification
> Entrainement aux épreuves de l'examen du TP de secrétariat assistant
Méthodologie et organisation pédagogique
- Accompagnement tout au long de la formation
- Encouragement à la participation active
- Travail en autonomie
- Recours aux outils numériques
- Mise en condition professionnelle
Financement de la Formation
Toutes nos formations bénéficient de financements publics et donnent droit à rémunération (selon votre statut) :
- Région Ile-de-France
- Pôle Emplois
- CPF (Compte Personnel de Formation)
- Conseil départemental
- FSE (fonds social européen)
- OPCO
- AGEPIPH
- Autres
Nous prenons en charge votre dossier de financement et de rémunération
Examen de certification

Les épreuves de l'examen de certification durent 05 h 00 min :

1. Mise en situation professionnelle : 04 h 20 min

2. Entretien technique : 00 h 25 min

3. Entretien final : 00 h 15 min
Débouchés de la formation
Emplois ouverts avec le TP Secrétariat assistant de niveau 4 – BAC :
secrétaire
- Secrétaire administratif
- Secrétaire polyvalent
- Assistant administratif
- Assistant d'équipe
- Assistant d'entreprise
Prochaines sessions
Nos prochaines sessions en 2025 :
- 10 février 2025
- 24 mars 2025
- 26 mai 2025
- 15 septembre 2025
Accès aux personnes en situation de handicap

Nous accueillons toute personne en situation de handicap. Nous vous offrons un accompagnement en fonction de vos besoins en termes d'écoute, d'information et de conseil, d'adaptation de nos pratiques pédagogiques.
Nos locaux IMP - 1 rue Lénine à Ivry sur Seine (94200) sont accessibles, depuis la rue, aux PMR (Personnes à Mobilité Réduite).
Notre établissement offre des aménagements pour les PMR au niveau des toilettes, des salles de cours, du matériel adapté.